¿Cómo organizar un evento a distancia?

09.12.2020


La pandemia hizo que muchos de nosotros participáramos en eventos en línea por primera vez. Estoy segura de que ahora ya has visto conciertos en Instagram, has asistido a conferencias online y has tenido decenas de reuniones en Zoom. Lo que no es tan seguro es si... ¡ya has organizado un evento remoto! Por eso, hoy te explicamos en tres pasos cómo organizar un evento online a distancia, en el que cada participante esté cómodamente sentado en su sofá.

Las invitaciones y enlace de participación

Tenemos dos opciones: o estás organizando un evento privado, en cuyo caso ya tienes la lista de contactos, o estás organizando un evento que necesita ser publicitado.

En el primer caso, simplemente envía un correo electrónico con un enlace para que tus invitados hagan RSVP; de hecho, hasta puedes omitir este paso, pero se verá más como un evento físico. En el segundo, debes dar a conocer el evento a través del email y promocionarlo en las redes sociales.

Luego, querrás crear una página en para que los participantes se registren. Esta página puede ser original, dentro del sitio web de la empresa, o a través de plataformas como meetup.com, donde solo tienes que incluir información sobre tu evento. Finalmente, tanto en un caso como en el otro, es necesario crear una automatización que recuerde a los participantes la fecha y hora del evento, y que les envíe el enlace para participar en el mismo día.

Elige la plataforma donde deseas transmitir

El segundo paso en la organización de su evento a distancia es elegir la plataforma donde deseas transmitir (livestreaming). Puede hacer que el evento se viva como un webinar, pero es posible que también desees conectarte a través de las redes sociales. Afortunadamente, no tienes que elegir uno u otro; hay varias plataformas de transmisión que te permiten transmitir en varios perfiles y en varias redes sociales al mismo tiempo, creando una transmisión simultánea en los distintos canales de comunicación. En la última opción, deberás comparar las diferentes plataformas de transmisión y planes de precios.

Reúne todo el equipo

Ya hay participantes, ya has elegido la plataforma ... y ahora solo necesitas el equipo. ¿Cuántas cámaras desea ejecutar al mismo tiempo? ¿Qué tipo de micrófono usarás? ¿Cómo gestionará la participación de invitados y público? ¿Quién lo va a filmar o a sacar fotos? ¿Le vas a enviar algo especial a los invitados? Mira aquí todo lo que no puede faltar en tu presupuesto. 

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